Hoe behoud je focus tijdens een vergadering?

Niets is zo vermoeiend als collega’s die er na een tijdje doorheen gaan fluisteren of hun aandacht op een andere manier verliezen. De gemiddelde luisterende persoon heeft ook maar een concentratiespanne van 15 tot 20 minuten (Johnstone & Percival). Je weet dat het van groot belang is dat iedereen is gefocust tijdens je presentatie of vergadering. Maar hoe behoud je de focus?

Gebruik procedures tijdens de vergadering
Bij grotere vergaderingen is het handig om een vergaderprocedure voor te stellen aan het begin. Bespreek bijvoorbeeld als eerste het onderwerp en de feiten, laat eenieder zijn eigen mening geven zonder discussie. Geef vervolgens de mogelijkheid om te reageren op elkaar. Vat alles samen en vraag naar oplossingen. Zodra er een oplossing is gevonden, sluit je het onderwerp af. Belangrijk is om de uit te voeren taak duidelijk toe te wijzen aan de juiste persoon.

Tip: Probeer communicatief zwakkere leden actief vragen te stellen en houd de zeer aanwezige leden onder controle.

Meer korte concentratiemomenten onderbroken met pauzes
Het is goed om na iedere 15 à 20 minuten een adempauze te geven, om de aandacht niet te verliezen. Een adempauze kan bestaan uit een stukje interactie (non-verbaal, beweging of vragen stellen), filmpje of passende anekdote.

Komen er ondanks je optimale ingeschatte focustijd toch andere onderwerpen, al dan niet werk gerelateerd, naar boven die niks te maken hebben met het huidige? Zet deze onderwerpen dan op ‘hold’ zodat je dat eventueel ná het huidige onderwerp op terug kan komen.

Bied comfort

Als vergaderhost zorg je ervoor dat iedereen zich welkom voelt en er een comfortabele sfeer voelt. Zo is de kans groter dat iedereen het gevoel krijgt om hun vrije mening te mogen geven. Dit kun je beïnvloeden met de omgeving van de vergaderlocatie, zoals een sfeervolle of bijzondere vergaderlocatie. Of door het verzorgen van cake, hartige hapjes, lunch en lekkere koffie of thee. Om deze elementen altijd op orde te hebben, is voor veel organisaties de reden om dit bij een externe vergaderlocatie te organiseren, zoals een conferentiehotel. Een vergadering is op zo’n meetinglocatie ideaal te combineren met culinair diner, overnachtingen en teambuilding.