Tips voor het organiseren van een fantastisch congres

Een congres is een één- of meerdaagse bijeenkomst van mensen die is toegespitst op een bepaald thema en informatieoverdracht als doel heeft. Het onderling discussiëren en luisteren naar sprekers staat hier centraal. Er wordt informatie overgedragen die belangrijk is voor het bedrijf of een branche. Om een congres zo goed mogelijk te laten verlopen, vind je hieronder een aantal tips. Zo wordt jouw congres effectiever en leuker voor je bezoekers.

Unieke congreslocatie

Om een congres te organiseren die bezoekers nooit meer vergeten is een unieke congreslocatie essentieel. Dit kan van alles zijn zoals een theater, een museum of een voetbalstadion. De Kuip is dé uniek congreslocatie Rotterdam. Wil je de gasten in één keer informeren? Verdeel je hen liever of kleine groepjes? Of wil je een combinatie van plenaire en deelsessies? In De Kuip is het allemaal mogelijk dankzij de grote diversiteit aan ruimtes. Daarnaast is De Kuip goed bereikbaar en wordt er een cateringservice op maat aangeboden.

Realistisch programma

Een van de grootste irritatie punten van bezoekers tijdens een congres is dat het programma uitloopt. Bezoekers hebben wellicht niet de hele dag de tijd en zullen dus minder aandacht hebben voor de spreker wanneer het langer duurt dan verwacht. Het is dus erg belangrijk om een realistisch programma te maken om dit probleem te voorkomen. Nog een goede tip is om nooit tijd te gaan winnen op pauzes, want dit zijn juist belangrijke momenten voor bezoekers.

Interactief

Veel mensen zitten er niet op te wachten om uren naar iemand te luisteren. Uit onderzoek is gebleken dat mensen een tijdspanne hebben van 20 minuten waarin ze aandacht kunnen luisteren naar een spreker. Zorg ervoor dat presentaties van deze duur zijn. Laat iemand in 20 minuten zijn verhaal vertellen en maak nog 10 minuten vrij voor eventuele vragen.  De vragen zullen leiden tot nodige interactie. Laat mensen hun kennis, ervaring of dillema’s delen. Hierdoor ontstaat er een uitwisseling van informatie waar een congres uiteindelijk om draait.